מה בונים

במדריך Make הזה, צעד אחר צעד, בונים את הכול בתוכנית החינמית, בלי קוד:

  1. תווית אחת ב-Gmail: Bookkeeper
  2. צופה (watcher) ב-Make על התווית (קבצים מצורפים בלבד, כדי שתגובת 'תודה!' תיעצר לפני הצעדים הבאים)
  3. מאתר תיקיות שבוחר את תיקיית החודש - השם מחושב, אז אוקטובר נוחת ב-2026-10 ונובמבר ב-2026-11
  4. העלאה שמשנה את שם כל קובץ עם תאריך ההגעה
  5. תזמון של 60 דקות - ואז מדליקים ובודקים חי

לפני שמתחילים

צריך חשבון Make, חשבון Google עם Gmail ו-Drive, ואישור לחבר ביניהם. ההדגמה משתמשת בתווית Gmail בשם Bookkeeper ובתיקיית אב ב-Drive בשם Bookkeeping. יוצרים בתוכה תיקייה חודשית כמו 2026-10 לפני הבדיקה. התרחיש המצולם מוצא את התיקייה. השיעור לא מציג מנגנון גיבוי שנבדק ליצירת תיקייה אוטומטית.

מתחילים עם קובץ דמה, לא אישור בנק או מסמך לקוח אמיתי. בסרטון בודקים PDF. קובץ הטקסט להורדה למטה הוא קלט תרגול נפרד, אז צרו או ייצאו PDF סינתטי משלכם אם תרצו לבדוק את הפורמט, וודאו שהסיומת מתקבלת בכל מסנן קבצים שתגדירו.

Google עשויה לבקש אישור גישה כשמחברים את האפליקציות. קראו את ההרשאות המבוקשות. אף פעם לא מדביקים סיסמות, טוקנים או ייצוא חשבון בתגובה פומבית.

הורדת קבצי התרגול

שני הקבצים הם טקסט פשוט וסינתטי. אין בהם נתוני לקוחות, בנק או כרטיסי אשראי. הקבלה לא שימשה בצילום הסרטון.

מגבלות תוכנית ה-Free של Make (נבדק ב-12 באוקטובר 2026)

תוכנית ה-Free של Make כוללת כרגע 1,000 קרדיטים בחודש ושני תרחישים פעילים. לתרחישים מתוזמנים יש מרווח מינימלי של 15 דקות. הדוגמה כאן רצה כל 60 דקות, אז התזמון עצמו לא דורש תוכנית בתשלום.

סקרייה (polling) ועיבוד צורכים קרדיטים. מסנן 'קבצים מצורפים בלבד' יכול לעצור מודולים מאוחרים מלטפל בהודעות בלי קבצים, אבל הוא לא הופך את צופה ה-Gmail לחינם. השימוש בפועל תלוי בכמה פעמים התרחיש בודק ובכמה קבצים הוא מעבד. בדקו את הצריכה לפני שמשאירים אותו דולק. תוכניות משתנות, אז ודאו את המספרים בעמוד התמחור של Make: https://www.make.com/en/pricing?pc=withavi

מה השיעור לא עושה

הוא מאכסן קבצים מצורפים. הוא לא קורא סכומים, לא מחליט אם הוצאה מוכרת, לא משלם חשבון ולא מתאים את הספרים. הוא מקבץ קבצים לפי הגעה וטיפול בחודש הנוכחי, לא לפי תאריך חשבונית מאומת. חשבונית מאוחרת יכולה להשתייך לתקופת הנהלת חשבונות קודמת, אז עוברים על המסמכים לפני שמעבירים לרואה החשבון.

הוא מכסה רק מיילים נבחרים עם קבצים מצורפים. קבלות בגוף המייל, קבלות נייר, אישורי בנק או קבצים בתיבה אחרת - מחוץ להדגמה. שמרו על תהליך הקליטה הקיים של רואה החשבון אם הוא כבר עובד עם QuickBooks, Dext או פורטל לקוחות.

בודקים לפני שמשאירים דולק

ריצה מצולמת מוצלחת לא מוכיחה שהוספת תווית לכל הודעה ישנה תפעיל את הצופה. בודקים הודעות ישנות בנפרד ובודקים את נקודת ההתחלה של הטריגר.

  1. יוצרים את תיקיית החודש הנכונה תחת Bookkeeping.
  2. מוסיפים את תווית Bookkeeper למייל בדיקה סינתטי חדש עם קובץ אחד מצורף. מהתיבה שלכם, לא של לקוח.
  3. מריצים את התרחיש פעם אחת ובודקים את חבילות הפלט (bundles), לא רק את תגיות הפעולות.
  4. פותחים את תיקיית החודש. בודקים את תוכן הקובץ, השם והיעד.
  5. בודקים שהודעה בלי קובץ מצורף נעצרת לפני ההעלאה.
  6. מנסים קובץ מצורף שני והרצה חוזרת לפני שמסתמכים על התהליך. השיעור לא מבטיח מסירה חד-פעמית או מניעת כפילויות לפרודקשן.
  7. מאשרים את התזמון השעתי ואם רוצים להשאיר אותו פעיל.

תקלות נפוצות

  • תיקיית החודש לא נמצאת. ודאו את תיקיית האב, האיות ושם החודש בפורמט YYYY-MM. אל תתנו להתאמה חסרה לשלוח קבצים בשקט למקום אחר. צרו את התיקייה הצפויה או עצרו את הריצה ותקנו את החיפוש.
  • החודש או שם הקובץ נראים כמו טקסט נוסחה. בשדות הנוסחה של Make בסרטון, now מוכנס כמשתנה ממופה ולא כטקסט רגיל. טוקן הפורמט הוא YYYY-MM בלי גרשיים מיותרים. בודקים את הערך המחושב לפני שממשיכים. זה מתאר את ההגדרה המוצגת, לא כל תיבת טקסט ב-Make.
  • לריצה יש תגיות פעולות אבל לא מופיע קובץ. פותחים את הבודק (inspector) של כל מודול ובודקים את חבילות הפלט בפועל. ספירת פעולות היא לא הוכחה שהוא מצא תיקייה או הפיק קובץ.
  • שום דבר לא קורה אחרי תיוג מייל ישן. ייתכן שהצופה מתחיל מנקודה אחרת, או צופה רק בדואר חדש ולא בכל שינוי תווית. בודקים עם הודעת דמה חדשה וסוקרים את הגדרות הטריגר. לא מניחים מילוי היסטורי בלי בדיקה.
  • אותה קבלה מופיעה פעמיים. הרצות חוזרות, הודעות חוזרות וכמה קבצים מצורפים דורשים בדיקות נפרדות. השיעור הקצר הזה הוא דמו לאכסון, לא מערכת הנהלת חשבונות חסינת כפילויות שנבדקה.

נסו בעצמכם

יוצרים את תיקיית Bookkeeping ואת תיקיית החודש הראשונה בעשר שניות - הסרטון מראה בדיוק איפה.

פתיחת חשבון Make חינם

הפרק הבא

חלק 2: חבילת סוף החודש. טיימר חודשי מוצא את תיקיית הקבלות של החודש הקודם, מפרט את כל הקבצים ויוצר טיוטת Gmail אחת לרואה החשבון.

לצפייה בחלק 2